Diez principios para una comunicación eficaz en equipo: una guía

La falta de comunicación de calidad es un desafío al que se enfrentan muchas empresas. Sin embargo, puedes aprender a elaborar mensajes eficaces.

Ahora aprenderá 10 reglas generales que le ayudarán a mejorar la eficacia de la comunicación en su equipo.

¿Por qué la comunicación efectiva en un equipo es una condición para el éxito?

El trabajo en equipo eficaz requiere una comunicación eficaz. Esta es la base sobre la cual, como señala Joanna Wojciechowska (un product manager con muchos años de experiencia), no sólo se construye la eficiencia de cada equipo, sino también las relaciones en la empresa y la satisfacción laboral, lo que se traduce en el éxito de la empresa.

Sin una buena comunicación es imposible:

CV general o CV perfilado: ¿cuál es mejor?

• transmitir información sin problemas,
• evitar malentendidos,
• compartir conocimientos y experiencias,
• transmitir claramente información sobre objetivos y roles,
• responder rápidamente a las dificultades,
• crear confianza.

Por tanto, si en tu equipo suelen surgir conflictos, hay problemas para realizar las tareas y a sus miembros les falta creatividad, es señal de que necesitas trabajar la comunicación.

¿Cómo hablar en el trabajo? 10 reglas para una comunicación efectiva

Contrariamente a lo que parece, la comunicación eficaz en el trabajo es un problema para muchas empresas. Según la publicación Communication in the Workplace Statistics, hasta el 86% de los empleados y directivos creen que la mala comunicación y la incapacidad para trabajar en equipo son las principales causas de los problemas con la eficacia de las actividades.

Por eso, para ayudar a solucionar este problema, he desarrollado un conjunto de 10 reglas de comunicación, una especie de decálogo de la comunicación eficaz.

Regla 1: Escuche activamente

La falta de capacidad de escucha activa, en mi opinión, es uno de los problemas de comunicación más acuciantes.

¿Cómo convertirse en director de proyectos? Trayectoria profesional y responsabilidades

¿Qué es la escucha activa?

La escucha activa es mucho más que simplemente escuchar lo que dice la otra persona. Implica centrarse completamente en recibir el mensaje y participar plenamente en la conversación.

La escucha activa es la base de la comprensión, genera confianza, es una herramienta valiosa para prevenir conflictos y apoya la creatividad.

Regla 2: Mejora tus buenas habilidades comunicativas

Nadie nace con habilidades interpersonales muy desarrolladas. Esto hay que aprenderlo. Mejorar la comunicación es un proceso a largo plazo que no debe pasarse por alto.

¿Por qué vale la pena aprender a comunicarse de manera efectiva?

Sé por experiencia que los métodos de comunicación en el entorno profesional están cambiando. Las personas con la Generación Z hablan de manera ligeramente diferente que con las personas de la Generación X. Incluso si todos hablamos el mismo idioma, los cambios son visibles, incluyendo: en el vocabulario o en el enfoque del savoir-vivre lingüístico entre representantes de diferentes generaciones. El gerente debe mantenerse al día con estos cambios.

¿Cómo escribir un CV? Buen currículum

No se puede negar que cada equipo es diferente. Lo que funciona muy bien en un equipo no funcionará en otro. Al mejorar sus habilidades de comunicación, le resultará más fácil adaptar su mensaje a su audiencia.

¿Cómo aprender a comunicarse de manera efectiva?

Puedes mejorar tus habilidades de comunicación efectiva en un equipo de muchas maneras, por ejemplo:

Regla 3: Elige el canal de comunicación adecuado

Ésta es una de las reglas menos obvias de una comunicación eficaz. Se trata de seleccionar un canal de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, reunión, chat o llamada telefónica) adaptado a las necesidades del empleado.

Por ejemplo, si tiene una persona en su equipo que tiene pérdida auditiva, pregúntele qué forma de contacto prefiere. Quizás la forma escrita le resulte más cómoda. Por supuesto, no hablo de renunciar por completo a otras formas de contacto, sino de adaptarnos, cuando sea posible, a las necesidades del destinatario.

Sesión 4: La sesión de retroalimentación ha terminado

¿Qué es la retroalimentación? Esto es retroalimentación, pero recuerde que debe construirse correctamente. Una buena retroalimentación debe ser regular y constructiva, teniendo en cuenta tanto lo que se ha hecho bien como lo que necesita mejorar, así como el espacio para el diálogo.

Regla 5: Cuida tu habla no verbal

Este es uno de los principios de la comunicación que demuestra que la comunicación es más que palabras.

¿Qué es el habla no verbal?

El habla no verbal es una forma de comunicarse sin utilizar palabras.

Las expresiones faciales, los gestos, la postura corporal, el contacto visual, la distancia física, el tono de voz o el ritmo al hablar pueden decir mucho sobre el estado de ánimo y las emociones del interlocutor. Tienen un gran impacto en cómo se recibirá el mensaje.

De la investigación “La influencia del lenguaje corporal en las primeras impresiones” de Preeti’ego Tembey-Mahadika I Saada Moosi publicado en la Revista Internacional de Investigación Avanzada en Ciencia, Comunicación y Tecnología (IJARSCT) muestra que entre el 70% y el 93% de la comunicación en las interacciones interpersonales es no verbal.

Por ello, es importante mantener una cultura del diálogo durante las conversaciones, teniendo en cuenta también los aspectos no verbales.

¿Qué es la cultura del diálogo?

La cultura del diálogo es una forma de comunicar basada en el respeto, la apertura y la voluntad de comprender a los demás. En un entorno profesional, es la base para conversaciones constructivas y relaciones saludables.

Regla 6: Cuida tus emociones

Me imagino que cada uno de nosotros ha dicho algo bajo la influencia de una emoción de la que luego nos arrepentimos. A veces una situación como esta deja mal sabor de boca, a pesar de una sincera disculpa.

Por eso es importante que sepas controlar tus emociones. Observarlos y adquirir conciencia de sí mismo definitivamente te ayudará con esto.

Recuerde que un mensaje bien pensado no sólo es un mensaje eficaz, sino también una forma de expresar respeto por el destinatario.

Regla 7: Habla clara y específicamente

Este principio de comunicación eficaz es especialmente importante a la hora de establecer objetivos comerciales o delegar tareas. Basado en tu experiencia Patricia SopelEl director de la oficina organizativa de PKF Polska afirma que la comunicación no se trata sólo de la formulación de respuestas, sino también de cómo los demás reciben el mensaje. Por este motivo, debes asegurarte de que tu mensaje sea comprensible para todos.

Para este propósito:

• utilizar un lenguaje sencillo,
• pensar en la estructura del mensaje para evitar el caos,
• Evite andar con rodeos.

Esto evitará ambigüedades y reducirá el riesgo de errores al recibir el mensaje.

Regla 8: Haga preguntas

Hacer preguntas es una herramienta poderosa, pero a menudo subestimada, para una buena comunicación. A veces, preguntar sobre determinadas cuestiones, en lugar de adivinar y asignar intenciones, puede minimizar el riesgo de conflicto.

Regla 9: Respetar las diferencias

Este principio de comunicación interpersonal es evitar prejuicios y estereotipos. Recuerde: la diversidad de un equipo es su fuerza. Es lo que promueve la innovación y la creatividad.

Regla 10: dale espacio a la palabra

Este principio de comunicación eficaz parece obvio. Pero muchos años de trabajo como líder me han demostrado que no siempre se la recuerda.

En ocasiones, por ejemplo durante reuniones de trabajo, no se concede este espacio. Sin embargo, donde hay espacio para la libre discusión, surgen las mejores ideas. Así que asegúrese de que todos los miembros de su equipo tengan la oportunidad de hablar.

¿Cómo implementar los principios de una comunicación efectiva? Preguntas y respuestas

Ya conoces las reglas de una comunicación eficaz en un equipo. Sin embargo, a veces implementarlos puede resultar un poco complicado. Por eso, decidí responder 4 preguntas relacionadas con esto.

1. ¿Qué hacer cuando el equipo no quiere aplicar las nuevas reglas de buena comunicación?

En tal situación, debes concentrarte en comprender. Es natural que pueda haber resistencia al cambio.

Así que, antes de empezar a pedir un cambio en tus hábitos, explícale:

• por qué es necesario introducir reglas de comunicación,
• presentar sus ventajas,
• dale tiempo para acostumbrarte al cambio,
• Solicite comentarios a los empleados.

También vale la pena implementar gradualmente los principios de una buena comunicación. Para empezar, elige 1 o 2 principios que creas que son más necesarios.

Recuerda también que como líder debes dar el ejemplo. Muestre a sus empleados cómo hace cumplir las reglas establecidas. Esto definitivamente ayudará a romper el hielo.

2. ¿Qué hacer cuando un miembro del equipo ignora las reglas de comunicación?

Primero que nada, no lo juzgues. En lugar de regañarlo, habla con él en privado, descubre por qué no quiere seguir las reglas de una comunicación efectiva y ofrécele apoyo.

3. ¿Cómo se adaptan los principios de comunicación efectiva a un equipo remoto?

En mi opinión, la comunicación a distancia ya no es difícil, es simplemente diferente. Si tiene miedo a los problemas, aclare las reglas tanto como sea posible, establezca rituales y garantice el contacto no verbal, p. durante las videollamadas.

También estoy de acuerdo con Marta Banaszekun gerente de recursos humanos experimentado que recomienda el uso de emoticonos en los mensajes de texto. Según ella, no sólo añaden contexto emocional a la declaración, sino que también ayudan a evitar ambigüedades.

4. ¿Cuánto tiempo se tarda en ver los efectos de las políticas de comunicación de la empresa?

Depende del equipo. Por lo general, los primeros cambios son visibles 2-3 semanas después de la introducción de una regla específica. Sin embargo, es posible que los efectos completos, como una mejor atmósfera, creación de confianza y reducción de conflictos, sólo aparezcan después de unos meses.

¿Cómo mejorar la calidad de la comunicación en un equipo? Resumen

Para mejorar la calidad de las relaciones y la comunicación en el trabajo es necesario aplicar los principios de la comunicación interpersonal:

• respeto mutuo,
• autoconciencia emocional,
• observe la multidimensionalidad de los mensajes, incluidos los no verbales,
• mejora continua de las habilidades interpersonales.

Si desea obtener más información sobre la comunicación corporativa eficaz, los secretos para una retroalimentación eficaz y otras habilidades interpersonales, le recomiendo que considere inscribirse en un curso integral de formación en gestión en línea.

Por último, también te recomiendo leer el artículo que presenta técnicas para gestionar conflictos en equipo.