Las 5 mayores barreras a la comunicación y cómo superarlas

Por mi experiencia, sé que muchas veces no se trata de malas intenciones: el problema son las barreras invisibles de comunicación. En este artículo te mostraré cuáles son las 5 barreras comunicativas más comunes y cómo superarlas.

¿Cuáles son los obstáculos para la comunicación interpersonal?

Las barreras de comunicación son obstáculos o interrupciones que dificultan que la información se comunique, comprenda o acepte con claridad.

Las barreras de comunicación pueden operar a nivel de:

• remitente,
• medio,
• destinatarios,
• o en la relación entre ellos.

En el modelo de Shannon y Weaver, matemático y científico estadounidense, la comunicación se compone de: emisor – codificación – medio – decodificación – destinatario. Desafortunadamente, puede aparecer “ruido” (interferencia) en todas partes, lo que distorsionará el mensaje final.

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¿Por qué es importante ser consciente de estos posibles inconvenientes?

En una organización, los errores de comunicación pueden provocar retrasos, conflictos y pérdidas económicas. A menudo me he encontrado con el hecho de que las personas que no entienden algo no comunican sus necesidades, lo que afecta el desempeño de todo el equipo.

En resumen, cuando el remitente y el destinatario no operan según reglas comunes, incluso un mensaje bien preparado puede ser mal recibido. La conciencia de las barreras es el primer paso para eliminarlas.

¿Cuáles son las 5 barreras de comunicación más comunes? Ejemplos de la vida real

A continuación, enumero las barreras detalladas junto con definiciones, ejemplos de diálogos (incorrecto versus correcto), consecuencias y recomendaciones sobre qué mejorar.

Barrera 1: filtrado de información y escucha selectiva

Las personas “filtran” constantemente la información que reciben a través de su visión del mundo, sus experiencias y sus expectativas. En resumen, eligen qué escuchar y qué dejar de lado. Este es el llamado filtro perceptivo. A menudo me he encontrado con situaciones en las que, mientras trabajaba en equipo, los empleados no entendían mis mensajes e intenciones.

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Ejemplo (mal diálogo):

• Gerente: “Me gustaría recibir un informe antes del viernes y un análisis del desempeño de la competencia”.
• empleado (filtros): “Informe antes del viernes”.
• Resultado: hay un informe el viernes, pero sin análisis de la competencia.

Ejemplo (comunicación correcta):

• Empleado: “Me gustaría estar seguro: entiendo que desea el informe y el análisis competitivo antes del viernes, ¿así lo describió?”
• consecuencias: pérdidas sustanciales, correcciones, frustración.
• recomendación: utilice aclaraciones, pregunte “¿entendí correctamente?”, utilice parafraseo.

Y recuerda:

“Las barreras de comunicación en la gestión no son una lista de prohibiciones, sino más bien un mapa que ayuda a navegar en el complejo terreno de las relaciones interpersonales”.

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Barrera 2: Emociones y prejuicios personales

Las emociones (estrés, frustración, prejuicios) tiñen el mensaje y la recepción. En una conversación rápida, incluso una declaración neutral puede percibirse como crítica si el estado de ánimo del destinatario es negativo. Vale la pena prestar atención a esto.

A menudo fui testigo de que en las empresas donde trabajaba uno de los gerentes tenía fama de ser estricto, por lo que su opinión, incluso tranquila, sobre las correcciones se interpretaba a veces como un ataque.

Diálogo incorrecto:

• “Su informe está incompleto, corríjalo”.

Estas barreras a menudo surgen de los propios prejuicios. Según Katarzyna Janas, cofundadora de RMP Polska y experta desde hace mucho tiempo en motivación interna:

“Las barreras psicológicas, como la timidez o el miedo a expresar los propios pensamientos, pueden provocar malas interpretaciones y problemas dentro del equipo”.

Diálogo correcto:

• “Me siento frustrado cuando un informe no incluye análisis porque entonces no puedo completar el paso. ¿Pueden agregarle esta parte?”
• consecuencias: resistencia, pérdida de confianza, escalada del conflicto.
• Recomendación: utilizar mensajes I, mantener distancia de las emociones y, si es necesario, tomar breves descansos antes de conversaciones difíciles (este es un consejo que también uso siempre).

Barrera 3: jerga profesional y abreviaturas

Recuerde que el uso de términos o abreviaturas de la industria que no todos entienden funciona como un código que solo algunos destinatarios conocen. No sólo en la comunicación en forma de conversación, sino también por escrito.

Una vez, mientras hablaba con amigos, escuché la frase: “Ponlo en Jira, adjúntalo al backlog, agrégalo al sprint y espera la luz verde del PO”. Para una persona nueva que no está familiarizada con la jerga técnica, es un caos.

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Diálogo incorrecto:

• “Hay que impulsarlo en el sprint y correlacionarlo con el trabajo pendiente”.
• consecuencias: malas interpretaciones, errores de implementación,
• Recomendación: adaptar el lenguaje al interlocutor, explicar abreviaturas, evitar “códigos internos”.

Diálogo correcto:

• “Por favor: agregue esta tarea a Jira, asóciela con el sprint y la lista de tareas, y cuando el gerente del proyecto apruebe los cambios, hágamelo saber”.

Barrera 4: ruido de información y sobrecarga de mensajes

Cuando el número de mensajes:

• correo electrónico,
• las noticias,
• notificaciones, se vuelve tan grande que los contenidos principales se pierden en la multitud de actividades.

Curiosamente, el Harvard Business Review indica que el 38% de los empleados cree que recibe demasiados mensajes. Sin embargo, en general, en Estados Unidos las pérdidas debidas a una mala comunicación se estiman en hasta 2 billones de dólares, según NewZapp Communications.

Diálogo incorrecto:

• el gerente envía: “hazlo”, luego escribe en el grupo de Slack: “es urgente”, luego envía un correo electrónico: “ten cuidado, cambia”.

Diálogo correcto:

• gerente: “Estoy enviando un resumen: [wybrany temat]Fecha límite: viernes. Si alguien tiene alguna pregunta, envíeme un correo electrónico (no creamos hilos separados)”.

Estoy tratando de organizar la lista por prioridad y no enviar demasiadas notificaciones que dificulten la comunicación y la retroalimentación, en lugar de ordenarlas.

Barrera 5: Falta de escucha activa

Probablemente lo sepas muy bien: el destinatario oye pero no escucha. ¿Por qué? En mi experiencia, la gente muy a menudo piensa en la respuesta, interrumpe o simplemente no responde. Esta es la barrera más delgada porque parece estar “escuchando” pero en realidad no es así.

Diálogo incorrecto:

• Kasia: “Me gustaría que consideráramos cambiar nuestra estrategia de publicidad en las redes sociales”.
• Basia: (interrumpe): “Sí, pero ¿qué pasa con el presupuesto?”

Como resultado, las conversaciones se detienen y las personas sienten que nadie escucha sus ideas o declaraciones. Consulte nuestras técnicas de escucha activa para comprender mejor el tema.

Diálogo correcto (con escucha activa):

• Kasia: “Quieres que cambiemos nuestra estrategia de redes sociales. ¿Puedo preguntar: qué quieres decir exactamente? ¿Qué objetivos?”
• Basia: “Mi objetivo es una mejor orientación y contenido de vídeo personalizado.
• Kasia: “Ya veo, entonces podemos crear una prueba A/B para dos grupos objetivo. ¿Estás pensando en algo más?

¿Cómo superar las barreras de comunicación en la vida? Preguntas frecuentes

A continuación he enumerado 4 respuestas a sus preguntas candentes sobre este tema.

1. ¿Qué hacer cuando la otra persona no escucha?

Estos pasos me funcionan personalmente: parafrasear lo que dijo el interlocutor, encontrar un objetivo común en la conversación y hacer una pregunta abierta, poniendo énfasis en lo que la otra persona quiere transmitir.

2. ¿Cómo prepararse para una conversación difícil?

En primer lugar, crea un plan de acción (al menos mentalmente). Recuerda centrarte en los hechos, pero también en tus sentimientos y necesidades. Practique decir “yo”, p. “Me siento frustrado cuando el informe no contiene datos completos, por favor ayúdenme la próxima vez”. Uno a uno, establece claramente tus límites y ofrece varias opciones.

3. ¿Es posible eliminar por completo las barreras comunicativas?

Me temo que no. Siempre habrá “ruido” alrededor, p. emociones, presión de tiempo o diferentes estilos de trabajo, pero gracias a las técnicas que aprendes, podrás aprender a eliminarlo y limitarlo.

4. ¿Cómo trabajar con barreras de comunicación en un equipo remoto?

Muchos de nosotros trabajamos actualmente de forma remota, pero todavía estamos expuestos a barreras de comunicación. ¿Qué hacer en tales situaciones? En primer lugar, en situaciones que requieran retroalimentación, mantenga la cámara encendida. Además, intenta comunicarte de forma específica y anotar los acuerdos. También funcionará un lenguaje fluido y la creación de breves reuniones resumidas.

¿Cuáles son las barreras de comunicación? Las conclusiones más importantes.

La comunicación es un puente entre las personas, pero para llegar a serlo es necesario conocerse a uno mismo y empezar a eliminar obstáculos. Tengo una buena noticia: las barreras de comunicación son algo en lo que puedes trabajar paso a paso.

En resumen, técnicas para eliminar barreras comunicativas que funcionan de forma inmediata:

• Utilice parafraseos: utilice frases como “Está bien, ¿entiendo (…)?”, que confirman la comprensión de la declaración del interlocutor y fomentan el entendimiento mutuo.
• Mensajes “yo” en lugar de juzgar al interlocutor: expresa tus emociones y necesidades a través del “siento”, “necesito” en lugar de acusar o juzgar a la otra persona.
• entrar en la perspectiva del interlocutor: tratar activamente de comprender el punto de vista de la otra parte y mirar la situación a través de sus ojos,
• Proporcione comentarios específicos: proporcione comentarios claros y precisos basados ​​en hechos en lugar de generalidades.

Y si quieres poner en práctica estos métodos y despedirte de una vez por todas de las barreras comunicativas, te recomiendo participar en nuestra formación en comunicación. También recomiendo consultar nuestra entrada sobre motivación de los empleados, que también hace referencia a este tema.