Metodología Kanban para principiantes: paso a paso

¿Sabía que los equipos que utilizan las prácticas de Kaban experimentan increíbles ganancias en productividad? Por esta razón, aprender Kanban puede significar no sólo aprender un nuevo método, sino también descubrir una manera de ser más productivo.

En este artículo aprenderás qué es la metodología Kanban, cómo utilizarla y cómo reducir el caos en tu trabajo y el de todo tu equipo.

¿Qué es Kanban?

Empecemos por lo más importante que es qué es Kanban. Kanban es un método que te permite optimizar visualmente las tareas de tu trabajo. Su objetivo es aportar valor de forma continua y, sobre todo, eficaz. Esta metodología Agile ha ganado popularidad precisamente por su dependencia de la visualización del trabajo y su mejora continua.

¿Qué tienen en común Kanban y Toyota?

Curiosamente, también deberías asociarlo con la marca Toyota. ¿Por qué? Porque en los años 1950 y 1960, en el sistema de producción de Toyota, Kanban era una herramienta utilizada para implementar el concepto JIT o “Just-in-Time”.

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Practica Kanban

En la práctica, Kanban en Toyota implicaba el uso de tarjetas físicas (Kanban) que señalaban la necesidad de reponer piezas. Cuando una estación de fabricación en particular se quedó sin componentes, el empleado envió una tarjeta a la estación anterior informándole que necesitaba un nuevo lote.

Gracias a esto, la producción sólo se producía cuando había una necesidad real, minimizando el desperdicio en forma de sobreproducción e inventario innecesario.

Origen de la palabra Kanban

La propia palabra kanban proviene del japonés. Kan significa “visible” o “visual” y ban significa “tablero” o “tarjeta”. ¿Cómo funciona esta técnica en la práctica? El método Kanban funciona en varios tableros visuales a los que todo el equipo tiene acceso. Además, estos tableros son interactivos, por lo que puede ver el flujo de trabajo, no solo información escrita.

¿Qué es empujar y tirar en Kanban?

En el método Kanban, la clave en este método es la transición del sistema “push” (donde se te impone el trabajo) al sistema “pull”. El sistema pull, a su vez, supone iniciar las siguientes etapas de trabajo sólo cuando hay espacio para hacerlo y el resto de tareas ya se han completado.

¿Cómo reingresar al mercado laboral?

En la práctica, esto significa que el trabajo en equipo puede ser flexible debido a que los empleados comunican su disponibilidad para pasar a la siguiente fase de un proyecto determinado.

El sistema de “tirar” y “empujar” en la práctica

El sistema Push se puede comparar con el caos. Es decir, cuando constantemente llegan a su escritorio nuevos documentos, notas y solicitudes.

Alguien literalmente te está “empujando” a trabajar, sin importar cuánto tengas que hacer ya. ¿Efecto? Montones de papeles, sentirse abrumado y trabajar en muchas cosas a la vez sin terminar ninguna.

Por su parte, el sistema Pull (es decir, la metodología Kanban) se caracteriza por el hecho de que antes de traer algo nuevo al escritorio, terminas lo que estás trabajando. Esto significa que usted decide cuándo está listo para eliminar otra tarea de su pila de “tareas pendientes”. ¿Efecto? Tú controlas el flujo.

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¿Qué es un tablero Kanban?

El sistema Kanban, como decía, se basa en vistas. Por este motivo es más eficaz utilizar pizarras. Esta pizarra puede ser física (por ejemplo, puedes utilizar una pizarra normal y notas adhesivas) o digital (por ejemplo, herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana o Jira).

La tabla más simple debe contener tres columnas:

1. por hacer: Todas las tareas que esperan en la cola van aquí. Este es tu almacén de ideas y responsabilidades,
2. en progreso: aquí mueves la tarea en la que estás trabajando actualmente,
3. Listo: todas las tareas completadas van aquí. Agregaré por experiencia personal que nada es más satisfactorio que ver una columna llenarse de tareas completadas.

¿Cómo deberían ser las mejores tarjetas Kanban?

Cada tarea es una tarjeta separada (o nota adhesiva).

Una buena tarjeta debe contener información clave:

• qué hay que hacer (por ejemplo, “escribir un informe”).
• quien es responsable de ello
• fecha de finalización,
• otros detalles importantes (por ejemplo, prioridades, enlaces a documentos).

¿Por qué vale la pena utilizar el método Kanban?

Quizás se pregunte si vale la pena dedicar tiempo a implementar todas estas políticas. Te lo puedo decir por experiencia, definitivamente sí.

Mateusz Biernacki, copropietario y fundador de RekinySukcesu.pl y creador del canal Automatyzuj Swój Marketing en YouTube, confirma:

“Kanban no se trata sólo de tarjetas, es un método que ayuda mucho si lo comprendemos exhaustivamente. Desde hace muchos años utilizamos en la empresa un sistema de gestión de proyectos cuyo corazón son las tarjetas Kanban. Hoy en día no puedo imaginarme trabajando en ningún proyecto sin visualización del flujo.”

Aumentar la transparencia del proceso

Un tablero Kanban hace visible tu trabajo. Todos los miembros del equipo saben quién está trabajando en qué, qué hay en la cola y qué ya se ha hecho. Caos, por ejemplo. Caos de correos electrónicos y preguntas constantes “¿Qué tan avanzado está?” termina.

Reducción de residuos

Kanban expone todo tipo de bloqueadores. Si las tareas se atascan en una columna, es una señal clara para el equipo de que algo anda mal en este punto del proceso. Esto le permite eliminar la pérdida de tiempo, recursos y energía.

Mejor comunicación y motivación del equipo.

El tablero compartido se convierte en tu centro de comunicación. Las breves reuniones diarias de la junta directiva (las llamadas diarias) le permiten sincronizar actividades y responder rápidamente a los problemas. El progreso visible y la sensación de “entregar” las tareas son una herramienta poderosa a la hora de motivar a un equipo.

Flexibilidad y adaptabilidad

Kanban no es un proceso rígido. Puedes adaptarlo a cualquier tipo de trabajo. Cambiar las prioridades es simple: simplemente mueva la tarjeta a la columna “Tareas pendientes”. Como señala Harvard Business Review, centrarse en la entrega fluida de valor es crucial en el dinámico mundo actual, y Kanban lo hace posible

¿Cómo implementar Kanban paso a paso?

Vayamos a los detalles. Aquí hay 5 pasos que le permitirán comenzar su aventura Kanban hoy. Definitivamente vale la pena practicarlo, y si desea obtener más información sobre las estadísticas detrás del método Kanban, consulte el último estudio State of Agile 17.

Paso 1: escriba su proceso de trabajo típico

No hay que forzar nada. Toma una hoja de papel o abre un procesador de textos y escribe cómo es tu proceso de trabajo típico, desde la idea hasta la ejecución.

Paso 2: crea un tablero Kanban

Con base en el proceso mapeado, crea columnas en tu tablero (físico o digital). Para empezar, hay suficiente por hacer, en progreso y ya completado, y con el tiempo puedes agregar más según necesites.

Paso 3: Establecer límites de trabajo

Este es un momento clave. Considere cuántas tareas puede realizar de manera realista y efectiva al mismo tiempo. Determine este número y escríbalo en la parte superior de la columna “en progreso”. Sea despiadado: no comience un nuevo trabajo si ha alcanzado su límite.

Paso 4: Introducir un sistema de extracción

Desde ahora, cuando finalizas una tarea y la mueves a la columna “hecho”, liberas espacio en la columna “en progreso”. Esta es una señal de que puede “sacar” la siguiente tarea de mayor prioridad de la columna “por hacer”.

Paso 5: Optimice sus actividades

Kanban es un método de mejora continua. Echa un vistazo a tu mesa con regularidad (por ejemplo, una vez a la semana). ¿Dónde se estancan las actividades? ¿Son los límites adecuados? ¿Se puede simplificar el proceso? Recopila datos, analízalos y realiza pequeños cambios.

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La metodología Kanban en la práctica – preguntas frecuentes (FAQ)

¿Ya sabes qué es Kanban pero aún tienes algunas dudas? Espero que los encuentres aquí!

1. ¿Existen limitaciones para el método Kanban?

SÍ. Existen los llamados límites WIP (Work in Progress). Este es el principio de limitar conscientemente la cantidad de tareas en las que estás trabajando, que aparecen en la columna “en progreso”. ¿Por qué limitarte tanto? Reduzca el tiempo de implementación y concéntrese en mejorar la calidad del desempeño de las tareas, en lugar de hacer todo a la vez.

2. ¿Cuáles son los tipos de tarjetas Kanban?

El trabajo moderno que utiliza la metodología Kanban no tiene ninguna división específica, pero es posible implementarla. Por ejemplo, diferentes tipos de tarjetas (por ejemplo, codificadas por colores) pueden simbolizar diferentes tipos de trabajo (por ejemplo, “tarea”, “error a resolver”, “idea”), que mejoran la comunicación y las habilidades interpersonales dentro del equipo.

3. ¿Cuáles son las diferencias entre Kanban y Scrum?

La principal diferencia entre estas metodologías es su estructura. Scrum funciona en ciclos fijos (los llamados sprints), mientras que Kanban se basa en un flujo continuo y es más flexible en términos de prioridades.

4. ¿Cuánto tiempo lleva implementar el sistema Kanban?

En mi opinión, si entiendes la idea de Kanban, puedes implementar un tablero y reglas básicas en menos de una hora. La implementación y el desarrollo reales de hábitos en el equipo pueden llevar desde unas pocas semanas hasta varios meses.

5. ¿Cuáles son los errores más comunes en la implementación de Kanban?

Los errores más comunes incluyen: no tener límites de WIP (lo que lleva al caos), un comité de inicio demasiado complicado, falta de reuniones periódicas y revisiones de procesos, y tratar a Kanban como una herramienta, no como un método de mejora continua.

¿Cómo utilizar Kanban? Resumen

Esperemos que ahora no sólo sepas qué es Kanban, sino que sientas que aprenderlo o al menos intentar visualizar tu trabajo permanecerá contigo durante mucho tiempo.

Recuerda que sólo necesitas empezar con pequeños pasos. Crea tu primer tablero, también para gestionar actividades personales. Verás cómo rápidamente la visualización del trabajo traerá orden y paz a tu vida profesional y privada.

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